Chứng từ khai báo hải quan gồm những gì? Hồ sơ cần biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chuẩn bị đầy đủ chứng từ khai báo hải quan giúp doanh nghiệp có cơ sở thực hiện thủ tục và hạn chế sai sót khi thông quan. Tùy loại hàng và loại hình xuất nhập khẩu, bộ hồ sơ có thể có những giấy tờ khác nhau.

Chứng từ khai báo hải quan là gì?

Chứng từ khai báo hải quan là tập hợp các giấy tờ và dữ liệu liên quan đến lô hàng được sử dụng trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Thông qua bộ chứng từ, cơ quan hải quan có thể đối chiếu các thông tin về hàng hóa, người mua, người bán, số lượng, trị giá, xuất xứ và các nội dung liên quan.

Một bộ hồ sơ phù hợp cần đảm bảo thông tin thống nhất giữa các chứng từ. Tùy từng loại hình và mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành.

Chứng từ khai báo hải quan gồm những gì?

Không phải mọi lô hàng đều sử dụng một bộ chứng từ giống nhau. Tuy nhiên, một số loại giấy tờ thường gặp gồm:

1. Tờ khai hải quan

Tờ khai là chứng từ cốt lõi trong quá trình khai báo. Nội dung thể hiện các thông tin của lô hàng như tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS và những thông tin liên quan.

Đối với khai báo điện tử, dữ liệu tờ khai được truyền qua hệ thống hải quan điện tử.

2. Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice thể hiện giao dịch mua bán giữa người bán và người mua.

Chứng từ này thường có các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và thông tin các bên.

Invoice cũng là một trong những căn cứ quan trọng để xác định trị giá hàng hóa trong hồ sơ.

3. Phiếu đóng gói

Packing List thể hiện cách thức đóng gói và số lượng kiện hàng.

Nội dung thường gồm số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói và thể tích nếu có.

Thông tin trên Packing List cần thống nhất với thực tế hàng hóa và các chứng từ liên quan.

4. Hợp đồng mua bán

Sales Contract thể hiện các thỏa thuận giữa người mua và người bán về hàng hóa, giá trị giao dịch, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Tùy loại hình và trường hợp cụ thể, hợp đồng có thể được sử dụng để đối chiếu khi xử lý hồ sơ.

5. Vận đơn

Bill of Lading hoặc Air Waybill là chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.

Vận đơn thể hiện thông tin người gửi, người nhận, phương tiện vận chuyển và các thông tin của lô hàng.

Đối với hàng nhập khẩu, đây là một trong những chứng từ thường xuất hiện trong bộ hồ sơ hải quan.

6. Giấy chứng nhận xuất xứ

C/O là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa.

Trong một số trường hợp, C/O được sử dụng để xem xét hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại phù hợp.

7. Giấy phép và chứng từ chuyên ngành

Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể cần giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, chứng nhận kiểm tra chất lượng hoặc các giấy tờ liên quan khác.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì?

Đối với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các chứng từ như:

• Tờ khai hải quan nhập khẩu.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• C/O nếu có nhu cầu sử dụng và đáp ứng điều kiện.
• Giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý.

Tùy loại hàng và chính sách áp dụng, cơ quan hải quan có thể yêu cầu thêm các chứng từ liên quan.

Hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu gồm những gì?

Đối với hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ thường có:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu.
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ phù hợp.
• Packing List nếu cần.
• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận giao dịch.
• Giấy phép xuất khẩu và chứng từ chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý.

So với hàng nhập khẩu, hồ sơ hàng xuất có thể đơn giản hơn ở một số trường hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định chính xác loại hình và chính sách quản lý đối với từng mặt hàng.

Xem thêm : Top 5 phần mềm khai báo hải quan tốt nhất hiện nay 2026.

Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ hải quan?

Chuẩn bị chứng từ đầy đủ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi khai báo và xử lý hồ sơ.

Ngược lại, thông tin thiếu hoặc không thống nhất có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung, điều chỉnh chứng từ hoặc xử lý thêm các yêu cầu liên quan.

Một số vấn đề thường gặp gồm:

• Sai tên hoặc thông tin doanh nghiệp.
• Sai mã HS.
• Sai số lượng, trọng lượng hoặc trị giá.
• Invoice và Packing List không thống nhất.
• Thiếu giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
• Thông tin trên chứng từ không khớp với hàng thực tế.

Những sai sót này có thể làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ và phát sinh thêm chi phí tùy trường hợp.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ xử lý chứng từ hải quan?

Doanh nghiệp mới thực hiện xuất nhập khẩu hoặc chưa có nhân sự chuyên trách có thể gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ.

Trong trường hợp này, sử dụng dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, xác định thông tin cần khai và xử lý các bước liên quan đến thủ tục.

Chí Anh Logistics hiện cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, hỗ trợ từ kiểm tra chứng từ đến khai báo và xử lý thủ tục thông quan.

Chí Anh Logistics hỗ trợ xử lý chứng từ khai báo hải quan

Chí Anh Logistics cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Dịch vụ tập trung vào kiểm tra hồ sơ, hỗ trợ xác định thông tin khai báo và phối hợp xử lý thủ tục theo từng lô hàng.

Chứng từ khai báo hải quan là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ và kiểm tra thống nhất thông tin giữa các chứng từ giúp quá trình khai báo thuận lợi hơn.

Tùy loại hàng và loại hình xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.

Thông tin Chí Anh Logistics:

• Email: vantaichianh@gmail.com
• Trụ sở chính: 17A đường Lương Văn Chi, khu Hoàng Văn Thụ, thị trấn Đồng Đăng, Cao Lộc, Lạng Sơn.

Liên hệ Hotline & Zalo: 0968.318.666 để được tư vấn kiểm tra chứng từ và thủ tục hải quan phù hợp với lô hàng.